PRAXISAufgabe

DIE AKTENLAGERUNG BEI EINER PRAXISAUFLÖSUNG

Der Gesetzgeber hat strenge Auflagen bezüglich der Aufbewahrung und möglichen Einsichtnahme der Patientenakten verfügt. Die Notwendigkeit einer nachhaltigen Aktenlagerung und einer nach den Vorschriften des Datenschutzes überwachten Aktenvernichtung nach Ablauf der Fristen kann besonders bei einer Praxisauflösung zum Problem werden.

Sichern Sie sich rechtzeitig die professionelle Unterstützung von ausgewiesenen Fachleuten. Das dokuhaus lagert Ihre Patientenakten fachgerecht und sicher.

DOKUMENTATIONSPFLICHT FÜR ÄRZTINNEN UND ÄRZTE

Gemäß §10 der Berufsordnung für ärztliches Fachpersonal sind sie verpflichtet:

gemachte Feststellungen und getroffene Maßnahmen ordnungsgemäß zu dokumentieren
dem Patienten Einsicht in die eigene Krankenakte zu gewähren - ausgenommen davon sind die Teile, die eine subjektive Wahrnehmung des ärztlichen Fachpersonals betreffen
ärztliche Aufzeichnungen für 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht
nach Praxisaufgabe die Aufzeichnungen und Befunde ordnungsgemäß und entsprechend der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren - entweder durch das ärztliche Fachpersonal selbst oder in "gehörige Obhut" zu geben

EINHALTUNG DES ZWEI-SCHRANK-PRINZIPS

Werden Arztpraxen an einen Nachfolger übergeben, dürfen die Patientenakten des "Alt"-Arztes nicht einfach dem neuen Praxisinhaber übergeben werden.

Damit die Akten datenschutzkonform dem Nachfolger übergeben werden können, hat sich das Zwei-Schrank-Prinzip bewährt:

Der "Alt"-Arzt verstaut die Patientenakten sicher und verschlossen in einem Schrank. Erst nach Zustimmung des Patienten, darf der Nachfolger Zugriff auf die Krankenakten des jeweiligen Patienten erhalten und die entsprechende Krankenakte in seinen Bestand übernehmen.

Wir helfen Ihnen, das Zwei-Schrank-Prinzip umzusetzen.

Und so einfach geht's:

Die Grundlage unserer Zusammenarbeit ist der Abschluss ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (AVV)

Patientendaten sind gemäß aktueller Datenschutzgrundverordnung sog. Gesundheitsdaten. Geben Sie diese Daten in andere Hände, sind Sie verpflichtet einen AVV abzuschließen. Aber keine Sorge - wir unterstützen Sie dabei!

Gemeinsam erfassen wir mit Ihnen Ihren aktuellen Aktenbestand: Welche Unterlagen sind noch aufbewahrungspflichtig, welche können bereits vernichtet werden?

Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden in unser Sicherheitsarchiv eingelagert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Ihr Nachfolger fordert die gewünschte Patientenakte bei uns an. Aber nur mit der schriftlichen Einwilligung des Patienten, werden wir die Akte an Ihren Nachfolger aushändigen.

Was ist aber, wenn es keinen Nachfolger für Ihre Praxis gibt?

Auch dabei helfen wir Ihnen!

Wir lagern Ihre Akten sicher in unserem Archiv, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Wünscht ein Patient zwischenzeitlich Einblick in seine Krankenakte, erhält der Patient eine Kopie. Die Originalakte verbleibt immer in unserem Archiv!

UNSERE LEISTUNGEN BEI EINER PRAXISAUFLÖSUNG

Sortier- und Verpackungsmaßnahmen vor Ort
Sicherer Transport zu unseren Räumlichkeiten
Erfassung und Dokumentation per Barcodesystem
Erfassung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen
Auf Wunsch Digitalisierung der Daten
Zugriffsgeschützte Akten- und Datenlagerung sowie anonyme Verwaltung
Bearbeitung von und geschützte Einsichtsgewährung bei Patientenanfragen
Nach Ablauf der Verwahrungsfrist garantierte Aktenvernichtung nach BDSG und DIN 66399