Diese 4 Fakten sollten Sie kennen, bevor Sie Ihre Akten selbst einlagern

Die sichere und gesetzeskonforme Lagerung von Akten ist für Unternehmen in Deutschland von großer Bedeutung. Ob es um sensible Kundendaten, rechtlich relevante Dokumente oder interne Unterlagen geht – die richtige Lagerung schützt vor Datenverlust, Diebstahl und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Bevor Sie jedoch Ihre Akten selbst einlagern, sollten Sie sich über einige wichtige Aspekte informieren.

Im Folgenden stellen wir die vier wichtigsten Punkte vor, die Sie kennen sollten.

Beim Lagern von Akten ist der Schutz vor Feuer und Einbruch essenziell. Eine moderne Brandmeldeanlage erkennt frühzeitig Rauchentwicklung und kann so Brände verhindern oder zumindest schnell eingrenzen. Ebenso wichtig ist eine zuverlässige Einbruchmeldeanlage, die unbefugten Zugriff erkennt und Alarm schlägt. Diese Systeme sind in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und sollten regelmäßig gewartet werden, um im Ernstfall optimal zu funktionieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Akten vor Feuer und Diebstahl geschützt sind.

Der Zugriff auf die gelagerten Akten sollte streng geregelt sein. Eine Zutrittskontrolle, beispielsweise durch elektronische Schließsysteme oder Zugangskarten, sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Lagerräumen haben. Zusätzlich empfiehlt sich eine klare Dokumentation der Zugriffe, um im Falle eines Vorfalls nachvollziehen zu können, wer wann Zugriff hatte. Diese Maßnahmen sind nicht nur sinnvoll, um Diebstahl oder Manipulation zu verhindern, sondern auch, um den Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten.

Viele Dokumente, insbesondere alte oder empfindliche Papiere, benötigen eine kontrollierte Umgebung. Klimatisierte Lagerräume sorgen für eine stabile Temperatur und Luftfeuchtigkeit, was Schimmelbildung, Verfärbungen oder Papierverfall vorbeugt. In Deutschland sind klimatisierte Lagerungseinrichtungen zwar keine gesetzliche Pflicht, aber eine sinnvolle Investition, um die Langlebigkeit Ihrer Akten zu sichern. Besonders bei längerer Lagerung ist dies ein entscheidender Faktor, um spätere Zugriffe auf Akten möglich zu machen.

Nicht mehr benötigte Akten müssen ordnungsgemäß vernichtet werden, um Datenschutz und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. In Deutschland regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die sichere Vernichtung sensibler Daten. Das bedeutet, dass Akten, die nicht mehr aufbewahrt werden dürfen, durch zertifizierte Aktenvernichter oder spezialisierte Dienstleister vernichtet werden sollten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Vernichtung ist ebenfalls Pflicht, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass alle Vorgaben eingehalten wurden.

Alternativ besteht die Möglichkeit, einen externen Dienstleister zu beauftragen, der auf die sichere und gesetzeskonforme Aktenlagerung spezialisiert ist. Solche Anbieter erfüllen die genannten Sicherheitsstandards, bieten oft zusätzliche Services wie Scan-on-Demand, die digitale Erfassung Ihrer Akten oder die Organisation der Vernichtung an.

So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Profis für die sichere und effiziente Archivierung der Akten sorgen. Informieren Sie sich gründlich und wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt – für eine sichere, gesetzeskonforme und komfortable Aktenverwaltung.