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Auslagerung versus Digitalisierung von Akten

In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Entscheidung, wie sie ihre Akten am besten verwalten sollen.

Zwei populäre Optionen sind die Auslagerung von Akten an externe Dienstleister oder die Digitalisierung von Akten. Beide Ansätze haben ihre Vorzüge, die es zu beachten gilt. In diesem ausführlichen Blog-Post werden wir die wichtigsten Aspekte dieser beiden Optionen beleuchten, um Unternehmen bei ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen. 

 

Die Verwaltung von Unternehmensakten ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsalltags. Angesichts der stetig wachsenden Datenmengen stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Sollen wir unsere Akten physisch auslagern oder digitalisieren? Beide Optionen bieten verschiedene Vorzüge und Herausforderungen. Dieser Artikel untersucht die Aspekte der Aktenlagerung und der Digitalisierung durch einen externen Dienstleister.

 

Auslagerung von Akten - Aktenlagerung
Auslagerung von Akten - Aktenlagerung

Vorzüge - Auslagerung vs. Digitalisierung von Akten

Beide Optionen bieten für Unternehmen unterschiedliche Aspekte und sind immer vom IST-Stand innerhalb des Unternehmens abhängig und können sehr individuell sein.
Hier eine Betrachtung der wichtigsten Aspekte:

 

Vorzüge der Auslagerung von Akten


Platzersparnis:

Durch die Auslagerung von Akten wird wertvoller Büroplatz frei, der für andere geschäftliche Zwecke genutzt werden kann. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Auslagerung von Akten bis zu 30% ihrer Bürofläche einsparen können.

Sicherheit und Schutz:

Externe Dienstleister bieten oft hochsichere Lagerstätten mit modernster Technik. Dies schützt die Dokumente vor Schäden durch Feuer, Wasser oder unbefugtem Zugriff.

Kostenersparnis:

Die Auslagerung kann langfristig kosteneffizienter sein, da weniger Investitionen in eigene Lagereinrichtungen und Personal erforderlich sind. Laut einer Umfrage können Unternehmen bis zu 20% der Kosten im Vergleich zur internen Lagerung sparen.

Einfache Verwaltung:

Viele Dienstleister bieten zusätzlich einen Aktenmanagement-Service an, der die Verwaltung und den Zugriff auf die Akten vereinfacht.

Einhaltung Aufbewahrungsfristen:

Dienstleister unterstützen Sie bei der Einhaltung von gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen und weisen Unternehmen auf eine mögliche anstehende Vernichtung hin.

Vernichtung:

Vernichtung von Akten als Zusatzservice nach erteilter Vernichtungsfreigabe, unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Vorzüge der Digitalisierung von Akten


Einfacher Zugriff und Verwaltung:

Digitale Akten können schnell durchsucht und abgerufen werden, was die Effizienz im Arbeitsalltag steigert.

Platzersparnis:

Wie bei der Auslagerung spart auch die Digitalisierung viel physischen Raum, da Papierakten durch digitale Speicher ersetzt werden.

Umweltfreundlichkeit:

Durch die Reduzierung von Papierverbrauch trägt die Digitalisierung zu umweltfreundlicheren Geschäftsprozessen bei.

Integration in digitale Arbeitsprozesse:

Digitalisierte Akten lassen sich leicht in bestehende IT-Systeme integrieren, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss verbessert.

Vernichtung:

Vernichtung von Akten nach der Digitalisierung als Zusatzservice nach erteilter Vernichtungsfreigabe, unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.



Herausforderung  - Auslagerung vs. Digitalisierung von Akten

Beide Optionen bieten natürlich Herausforderungen und sind abhängig von der aktuellen Unternehmenssituation. 

Im digitalen Zeitalter spielt die Digitalisierung von Akten ist eine zunehmend größere Rolle, um den Umgang mit Dokumenten zu modernisieren, ist jedoch nicht immer

ein alleiniges Mittel der Wahl.

 

Herausforderung der Auslagerung von Akten

Zugriffszeit:

Der physische Zugriff auf ausgelagerte Akten kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn kurzfristig Dokumente benötigt werden.

Lösung: Dienstleistung Digitalisierung - Scan-on-Demand

Abhängigkeit von externen Dienstleistern:

Unternehmen sind auf die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Dienstleister angewiesen, was zu einem gewissen Kontrollverlust führen kann.

Verträgsbindung:

Einige Anbieter erfordern langfristige Verträge, die Flexibilität einschränken können.

Herausforderung der Digitalisierung von Akten

Hohe Anfangsinvestitionen:

Die Digitalisierung erfordert oft erhebliche Investitionen in Technologie und Infrastruktur.

Lösung: Dienstleistung Aktenlagerung - Kombination beider Optionen und Digitalisierung des Bestandes nach Zugriffshäufigkeiten / Bereichsweise

Datensicherheit:

Digitale Daten sind anfällig für Cyberangriffe und müssen daher besonders gesichert werden.

Technische Herausforderungen:

Der Prozess der Digitalisierung kann technisch komplex sein und erfordert spezialisierte Fachkenntnisse.

Rechtliche Anforderungen:

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Digitalisierung rechtlichen Anforderungen entspricht, was zusätzliche Ressourcen in Anspruch nehmen kann.


Fazit

Die Entscheidung zwischen der Auslagerung und Digitalisierung von Akten hängt von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen eines Unternehmens ab.

Die Auslagerung von Akten bietet eine kosteneffiziente und sichere Möglichkeit, physische Dokumente zu verwalten, während die Digitalisierung schnelle Zugriffe und Integration in digitale Workflows ermöglicht.

 

Unternehmen sollten beide Varianten sorgfältig abwägen und möglicherweise eine Kombination beider Ansätze in Betracht ziehen.

 

Am Ende stellt sich die Frage:

Welche Methode passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Ist es der physische Platz und die Sicherheit, die durch die Auslagerung gewonnen werden kann, oder die Effizienz und Zugänglichkeit der Digitalisierung, die Sie überzeugt?

 

Denken Sie über Ihre langfristigen Geschäftsziele nach und entscheiden Sie, welcher Weg für Sie der richtige ist.


IhrE ansprechpartner

Marco Weila
Key Account Manager
Archiv & Logistik
Telefon: 034207 4068-11 

marco.weila@dokuhaus.com

Ronny Mache
Key Account Manager
Digitalisierung & Workflows
Telefon: 034207 4068-15
ronny.mache@dokuhaus.com


Einblick - Aufbewahrungsfristen

Hierzulande gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die Unternehmen bei der Aktenlagerung und -verwaltung beachten müssen.

Diese Fristen sind in verschiedenen Gesetzen geregelt, wie zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

 

Welche Gesetze gelten und einen Überblick über Aufbewahrungsfristen haben wir für Sie zusammengetragen.

 

Diese gesetzlichen Vorgaben sind wichtig, um sicherzustellen, dass Unternehmen im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen auf die erforderlichen Dokumente zurückgreifen können.

 

Bei der Auslagerung von Akten an externe Dienstleister ist es daher entscheidend, dass diese Fristen eingehalten werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Dienstleister über geeignete Prozesse verfügt, um die Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß zu verwalten. Ebenso müssen Unternehmen nach dem eigentlichen Digitalisierungsprozess der Dokumente darauf achten, dass die digitalen Dokumente entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gespeichert und aufbewahrt werden. Dies gewährleistet nicht nur die rechtliche Konformität, sondern schützt auch vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

 

Insgesamt sollten Unternehmen sowohl die Vorzüge der Auslagerung und Digitalisierung von Akten als auch die gesetzlichen Anforderungen in ihre Entscheidungsprozesse einbeziehen, um effizient und rechtssicher zu arbeiten.