DIE AKTENLAGERUNG BEI EINER PRAXISAUFLÖSUNG

Der Gesetzgeber hat strenge Auflagen bezüglich der Aufbewahrung und möglichen Einsichtnahme der Patientenakten verfügt. Die Notwendigkeit einer nachhaltigen Aktenlagerung und einer nach den Vorschriften des Datenschutzes überwachten Aktenvernichtung nach Ablauf der Fristen kann besonders bei einer Praxisauflösung zum Problem werden. Sichern Sie sich rechtzeitig die professionelle Unterstützung von ausgewiesenen Fachleuten. Das dokuhaus lagert Ihre Patientenakten nach allen Regeln der Kunst.

Unsere Leistungen

  • Sortier- und Verpackungsmaßnahmen vor Ort
  • Sicherer Transport zu unseren Räumlichkeiten
  • Erfassung und Dokumentation per Barcodesystem
  • Erfassung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen
  • Auf Wunsch Digitalisierung der Daten nach TR-Resiscan
  • Zugriffsgeschützte Akten- und Datenlagerung sowie anonyme Verwaltung
  • Bearbeitung von und geschützte Einsichtsgewährung bei Patientenanfragen
  • Nach Ablauf der Verwahrungsfrist garantierte Aktenvernichtung nach BDSG und DIN 66399

Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gern.

Die rechtliche Ausgangslage bei der Praxisauflösung

Nach § 10 Abs. 4 S. 1 BO-Ä und § 24 Abs. 1 BO-PT ist der Betreiber einer ärztlichen oder auch psychotherapeutischen Praxis auch nach ihrer Auflösung zur Aufbewahrung der Patientenakten und ggf. elektronischer Datenträger verpflichtet. Dazu ist er nach der Datenschutz-Grundverordnung auch für die Sicherung des Datenschutzes zuständig (Art. 24 Abs. 1 DS-GVO). Die generelle Frist für die Aufbewahrung der Daten und insbesondere aller vom Arzt gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen beträgt üblicherweise zehn Jahre. Davon gibt es Ausnahmen wie z.B. die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (ein Jahr) oder Aufzeichnungen zu Röntgenbehandlungen z.B. bei einer Strahlentherapie (30 Jahre). Darüber hinaus muss und darf nur den jeweiligen Patienten auf Wunsch Einblick in die Akten gewährt werden. Nach Beendigung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen, Akten und Datenträger einer überwachten Vernichtung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes zuzuführen. Selbst wenn sich ein Nachfolger in der Praxis all dieser Aufgaben annimmt, stellt ihn das vor gewisse Herausforderungen. Ohne eine geeignete Nachfolge gehen die diesbezüglichen Pflichten des Praxisbetreibers auf seine Erben über, wenn das Erbe nicht ausgeschlagen wird. Ohne Nachfolger und Erben muss im Bedarfsfall die Kammer einspringen, um den gesetzlichen Auflagen nachzukommen.

Die Beauftragung eines Experten für die Praxisauflösung

In dieser Situation empfiehlt sich häufig die Beauftragung eines ausgewiesenen Experten. Die Fachleute vom dokuhaus haben sich seit vielen Jahren auf die Lagerung und den Umgang auch mit höchst sensiblen Akten bewährt. Alle Mitarbeiter sind nicht nur auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG und § 203 STGB verpflichtet, sondern geprüfte Fachleute in unserer nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifizierten Firma. Unsere Räumlichkeiten unterliegen strengsten Sicherheits- und Zugangsbestimmungen und sind zudem feuergeschützt und datentechnisch abgesichert. Das dokuhaus ist ebenfalls nach der Technischen Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik “TR-Resiscan” zertifiziert, um mit Hilfe des “Ersetzenden Scannens” die dafür in Frage kommenden ärztlichen Unterlagen platz- und kostensparend zu digitalisieren. Das Ersetzende Scannen kann also bereits lange vor einer Praxisauflösung viele Platzprobleme in der Praxis lösen.

Die Situation und Ausgangslage ist in jeder Praxis unterschiedlich. Das betrifft die Art und den Umfang der Akten und Daten wie auch die personellen und räumlichen Gegebenheiten vor Ort. Daher ist sind Abwicklung und die Kosten immer individuell auf den Auftrag abgestimmt. Alle Abläufe im dokuhaus sind streng prozessgesteuert und laufen nach den höchsten wirtschaftlichen und sicherheitstechnischen Ansprüchen ab. Dennoch steht am Anfang jedes Auftrags ein ausführliches Beratungsgespräch. Darin informieren wir Sie über unsere Vorgehensweise und beantworten natürlich alle Ihre Fragen. Von Ihnen erfahren wir Ihre Wünsche und Maßgaben und begutachten die jeweilige Ausgangslage in Ihrer Praxis. Im Anschluss erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns einen Termin vereinbaren.