Lassen Sie Ihren Posteingang einfach digitalisieren

Trotz der allgemeinen Digitalisierung und der Umstellung auf E-Mails und die Arbeit in der Cloud bleibt immer noch ein großer Berg an Papierpost, den es zu bearbeiten gilt. Diese Post in Papierform hat es allerdings in sich. Denn es geht häufig um behördlich, juristisch oder vertraglich wichtige Unterlagen, die mit größter Umsicht und Genauigkeit bearbeitet werden wollen. Im Betrieb, in der Behörde, ja selbst für viele Freiberufler gibt es an jedem Tag daher die mühsame Phase der Postbearbeitung. Das Sichten, Sortieren und Zustellen an die entsprechenden Empfänger ist schon zeitraubend genug. Viel aufwendiger wird es dann, wenn all die Vorgänge wie Rechnungen, Bestätigungen, Bestellungen und Mahnungen die entsprechenden Prozesse ausgelöst haben. Denn während dieser Prozesse müssen meist weitere Papiere gesucht und in die Bearbeitung integriert werden. Dann geht ein Teil auf Wiedervorlage, andere Papiere müssen einsortiert und abgeheftet werden.

Die Bearbeitung der täglichen Post ist ein zeitraubender und damit auch kostenintensiver Aufwand. Heutzutage arbeiten außerdem viele Mitarbeiter außer Haus oder befinden sich teilweise im Homeoffice. Hierdurch kommt es häufig zu langen Liegezeiten und Bearbeitungsausfällen. Dazu kommt eine relativ große Fehleranfälligkeit. Oft muss die Post intern von mehreren Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen nacheinander bearbeitet werden. Dazu kommen unterschiedliche Aufbewahrungs- und Bearbeitungsfristen. Wem wäre es noch nicht passiert, dass er ein Dokument falsch abgeheftet hat. Dann entstehen Zusatzaufwände, die gewaltige Ausmaße annehmen können und schwere Folgen nach sich ziehen.

Digitalisierung Ihres Posteingangs durch Experten

Legen Sie diese Arbeit doch einfach in die Hände von bewährten Profis! Das Team vom dokuhaus setzt sich zusammen aus Fachexperten, die sich seit vielen Jahren erfolgreich um die Lagerung, Indizierung, Archivierung und Rettung von Akten kümmern. Ein wichtiger Zweig unseres Service-Angebots besteht in der Digitalisierung der Posteingänge von mittelständischen Unternehmen, Behörden aber auch Selbstständigen und Privatleuten. Wir arbeiten mit modernsten technischen Anlagen und ständig optimierten Prozessen, um diese Digitalisierung des Posteingangs für Sie schnell, sicher und vor allem kostengünstig durchzuführen. Dabei stehen natürlich ein zuverlässiger Datenschutz und die absolute Vertraulichkeit bei uns an oberster Stelle, schließlich vertrauen uns viele Kunden täglich ihre sensibelsten Daten zur Sichtung, Sortierung und Archivierung an. Wie dürfen Sie sich so eine Digitalisierung Ihres Posteingangs vorstellen? Wie läuft so etwas ab, und welche Vorteile haben Sie davon?

Ihre Vorteile liegen auf der Hand

  • Alle Dokumente werden tagesaktuell gescannt, inhaltsbezogen klassifiziert und prozessbezogen in die Workflows eingeordnet.
  • Alle jeweils berechtigten Mitarbeiter haben praktisch sofortigen Zugriff.
  • Ihre gesamten Abläufe werden vom Papier befreit, praktisch alle internen Vorgänge werden beschleunigt.
  • Erhebliche Kosteneinsparungen durch verkürzte Reaktions- und Prozesslaufzeiten
  • Es entfallen mühsame Suchvorgänge durch die Indizierung aller Dokumente.
  • Die individualisierte Zustellung an alle Mitarbeiter erfolgt prompt und ortsungebunden.

Unser Vorgehen bei der Digitalisierung der Post

Wir scannen den gesamten Posteingang mit Hochleistungs-Scannern. Nach Ihren Vorgaben und angepasst an Ihre internen Abläufe erfolgt eine Indizierung, Sortierung und zielgerichtete Zustellung der Daten. Mit der Übermittlung kann die Weiterbearbeitung der nunmehr elektronischen Post durch Ihre Mitarbeiter problemlos von statten gehen. Auf Wunsch archivieren wir selbstverständlich alle anfallende Papierpost nach Ihren Vorgaben.

Profitieren Sie durch die Digitalisierung des Posteingangs

Bitte nehmen Sie jederzeit Kontakt mit uns auf, um sich über die näheren Einzelheiten und Möglichkeiten für Ihr Geschäft oder Ihre Behörde zu informieren. Nach eingehender Beratung, Sichtung und Prüfung Ihrer internen Abläufe, des zu erwartenden Volumens und aller weiteren Bedingungen für einen optimalen Service erhalten Sie von uns ein individuelles Angebot. Viele unserer Kunden haben schon von der Digitalisierung des Posteingangs durch die sofortige Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Reduzierung der Kosten profitiert. Machen auch Sie sich das Leben leichter.