Was sollte man bei der Aktenlagerung beachten?

Wer eine Auslagerung seiner Akten aus den eigenen Räumlichkeiten plant, handelt meist aus Gründen des Platzes, der Zeit oder des Geldes. Aufgrund der Vorgaben des Gesetzgebers sind Unternehmer, Ärzte und viele andere Branchen verpflichtet Ihre Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen etliche Jahre aufzubewahren. Die Fristen für so eine Aktenlagerung unterscheiden sich je nach Bereich und bewegen sich zwischen wenigen Jahren bis hin zu einem lebenslangen Zeitraum. Dies stellt je nach Sachlage die Unternehmen wie auch öffentliche Einrichtungen durch die entstehenden Kosten und personellen Aufwände vor Probleme oder nennen wir es besser Herausforderungen. Dazu kommt häufig auch noch ein räumliches Problem, weil der entsprechende Platz für die Akten in manchen Unternehmen schlichtweg nicht vorhanden ist. In dieser Situation liegt der Gedanke nahe, für die Lagerung und Archivierung der Akten Kontakt mit einem Dienstleister aufzunehmen. Bei der Auswahl eines Dienstleisters für die Aktenlagerung oder die Aktenarchivierung gibt es allerdings einiges zu beachten.

Anforderungen an einen Dienstleister für die Aktenlagerung

Ein Dienstleister im Bereich der Aktenlagerung und Aktenarchivierung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

  • Verpflichtung der Mitarbeiter nach §5 Bundesdatenschutzgesetz auf Datengeheimnis.
  • ISO-zertifizierte Sicherheitskonzepte für Aktenlagerung.
  • Modernste Schutz- und Überwachungssysteme gegen Einbruch, Feuer und unberechtigten Zugriff auf die Daten und Akten.
  • Regelmäßige Schulungen zu aktuellen Themen im Datenschutz.
  • Überprüfung auf Einhaltung der Auflagen durch einen Beauftragten für Datenschutz.
  • Gewährleistung eines schnellen Zugriffes für den Kunden auf seine Daten oder Akten, digital (scan-on-demand) oder physisch.

Bei der Auswahl Ihres Dienstleisters machen Sie sich am besten selbst ein Bild vor Ort und besichtigen Sie die Räumlichkeiten und das Lager bzw. Archiv, in dem Ihre Akten und Geschäftsunterlagen verwahrt werden. Sie können sicher sein, dass ein seriös arbeitender Dienstleister nichts gegen den Besuch eines potentiellen Kunden im Archiv und Lager einzuwenden hat. Verlassen Sie sich lieber auf Ihren Eindruck und nicht auf hübsch aussehende Werbeprospekte und warme Worte.

Vergleichen Sie Kosten und Nutzen für Ihr Unternehmen. Eine Auslagerung eines Archivs ist nicht zwingend teurer als die jahrelange Lagerung der Akten in den eigenen Räumlichkeiten. Falls Sie Interesse an einer Aktenlagerung für Ihr Unternehmen haben, nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gern und völlig unverbindlich.