Digitalisierung von Geschäftsunterlagen – Welche Aufgaben übernimmt ein Dienstleister?

Die Einführung einer Software für das Dokumentenmanagement oder einer Enterprise-Resource-Planning-Software soll die Arbeitsprozesse über die Jahre hinweg erleichtern. Sie hat zum Ziel die Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe und Prozesse immer weiter zu optimieren. Doch was geschieht mit den Dokumenten, die Ihnen nicht in digitaler Form vorliegen oder aber schon lange Jahre in Ihrem hauseigenen Archiv fein säuberlich einsortiert worden sind? Bei Einführung dieser Dokumentenmanagement-Systeme stehen viele Unternehmen vor genau dieser Frage. Damit ergibt sich eine neue Herausforderung, die meist in dem Projekt Digitalisierung und Archivierung von Geschäftsunterlagen mündet. In so einem Projekt kann Sie ein erfahrener Dienstleister unterstützen. Allerdings sollten Sie sich vorher einige Punkte klären, um eine gezielte Anfrage stellen zu können.

Vorbereitung einer professionellen Digitalisierung und ggf. Archivierung

Die folgenden Fragen kommen spätestens nach Kontaktaufnahme zu einem Dienstleister auf Sie zu. Bereiten Sie sich in Ruhe vor, dann fällt Ihnen auch zum Beispiel der Vergleich verschiedener Angebote leichter.

  • Welche Dokumente meines Archives brauche ich digital?
    Diese Frage stellt sich vor allem, wenn Sie auf bestimmte Unterlagen regelmäßig zugreifen müssen.
  • Um was für Dokumente handelt es sich?
    Zum Beispiel Buchhaltungsunterlagen, Protokolle, Pläne, Schriftverkehr etc.
  • Welche Formate haben die Dokumente primär?
    Zum Beispiel Formate von Visitenkartengröße bis hin zum Plan in DIN A0.
  • Wie soll die Ablage und Archivierung der Dokumente und Daten erfolgen?
    Einzelne pdf-Dateien je Vorgang oder zum Beispiel eine Sammel-pdf für Altakten. Wie die Dateien benannt werden, welche maximalen Dateigrößen und Dateiformate gibt es?
  • Enthalten die Dokumente Büromaterialien? Wie soll damit umgegangen werden?
    Dazu gehören u.a. Büroklammern, Tackernadeln, Folien oder Klebezettel.
  • Wie groß ist der Umfang der zu digitalisierenden Akten?
    Hier kann die Angabe in Ordnern, Hängeregistern oder Kartons erfolgen.
  • Welchen Zeithorizont haben Sie sich für das Projekt der Digitalisierung vorgestellt?
  • Wie wünschen Sie die Übergabe der digitalen Daten?
    Hier gibt es mehrere Optionen vom Austausch per Festplatte bis hin zur Einspielung der Daten auf einen Server (FTP).

Meist kommt in der Beratung bei einem guten Dienstleister noch das eine oder andere Thema hinzu, das sich ganz nach Ihrer individuellen Situation richtet. Denken Sie bei der Beratung jedenfalls an eine Besichtigung der Archivräume. Hier zählt Ihr persönlicher Eindruck.

Die Aufgaben einer professionellen Digitalisierung

Die Aufgaben eines Dienstleisters im Bereich der Digitalisierung und Archivierung sind vielfältig. Hier möchten wir Ihnen vorab einen Überblick geben.

  • Abholung der Unterlagen beim Unternehmen
  • Aufbereitung der Unterlagen durch Entfernung von Büromaterialien
  • Sortierung von Unterlagen nach Kundenabsprache
  • Digitalisierung der Geschäftsunterlagen
    Gesiegelte Urkunden, großformatige Pläne – gesonderte Behandlung beim Scan je Format
  • Indexierung der Unterlagen und Daten nach Kundenabsprache
  • Rücksortierung der Geschäftsunterlagen für die Archivierung
  • Einlagerung der Geschäftsunterlagen bis zur Vernichtungsfrist
  • Beratung zu Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsfristen bei Unklarheiten
  • Rücklieferung der Unterlagen und Daten ans Unternehmen, wenn diese im unternehmenseigenen Archiv untergebracht werden sollen

Die genannten Punkte sind sicherlich nicht vollständig, geben aber eine Vorstellung über die Dienstleistung der Digitalisierung. Scheuen Sie sich nicht das Gespräch in diesem Bereich zu suchen, um Ihren potentiellen Dienstleister besser kennenzulernen. Schließlich geht es um Ihre Akten.