Die Praxisauflösung – Was tun mit den Patientenakten?

Als Arzt trägt man große Verantwortung für das Wohl der Patienten. Man trifft jeden Tag, viele wichtige Entscheidungen, welche Einfluss auf die Gesundheit der Menschen haben. Dazu kommt die Konfrontation mit menschlichen Schicksalen, die auch den Profi manchmal nicht ungerührt lassen. Als ob das allein nicht schon reichen würde, haben die Krankenkassen, die Behörden und nicht zuletzt der Gesetzgeber dafür gesorgt, dass die medizinische Behandlung und die jeweilige Erstattung bzw. Übernahme der Kosten mit einem riesigen Verwaltungsaufwand einhergeht. Ein bis zwei MTA oder sogar reine Verwaltungsangestellte sind jeden Tag damit beschäftigt, unter anderem die Patientenakten sorgfältig zu aktualisieren und zu verwahren. Diese Akten sind nach genauen Vorschriften über bestimmte Zeiträume aufzubewahren und nach § 810 BGB ist den Patienten die Einsichtnahme oder Mitnahme zu einem anderen Arzt zu ermöglichen. Dabei beginnt der Ablauf dieser Fristen mit dem letzten Praxisbesuch des Patienten. Im Normalfall sieht der Gesetzgeber die zugangsgeschützte Aufbewahrung aller ambulanten Patientenakten und Röntgenunterlagen für 10 Jahre vor, es gibt jedoch Abweichungen nach unten und nach oben. Röntgenbilder z.B. bei Strahlentherapien müssen sogar 30 Jahre aufbewahrt werden, das ist eine immense Verpflichtung. Jeder Arzt kennt wohl die Listen der Kassenärztlichen Vereinigung, in denen detailliert aufgeführt wird, welche Befunde wie lange aufbewahrt werden müssen.

Digitalisierung von Patientenakten erleichtert die Handhabung

In vielen Praxen wird bereits dazu übergegangen, die Patientenakten nach Möglichkeit zu digitalisieren. Die Möglichkeit dazu wird in der “TR Resiscan” beschrieben, einer technischen Richtlinie des BSI. Hier finden sich nicht nur genaue Beschreibungen, welche Daten digitalisiert werden dürfen, sondern auch welche Voraussetzungen für diesen Vorgang zu erfüllen sind. Dazu kann man sich zertifizierter Dienstleister bedienen, die die Sicherheit und den Datenschutz all dieser Abläufe garantieren. Die Vorteile liegen auf der Hand. Nicht nur sind alle digitalisierten Patientenakten wesentlich leichter zu archivieren, zu durchsuchen und im Anschluss an die Fristen zu löschen, sie nehmen vor allen Dingen kaum Platz weg. Bei den hohen und steigenden Mietkosten in den Großstädten ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Die Patientenakten bei der Praxisübergabe

Für jeden Arzt oder auch Therapeuten kommt irgendwann die Zeit des Ruhestands. Die Vorbereitung dieser nächsten Lebensphase bringt in Bezug auf die Praxis erhebliche Verpflichtungen mit sich. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Patientenakten auch nach einer Praxisauflösung oder dem unerwarteten Ableben des Arztes sicher verwahrt und bei Bedarf zugänglich gemacht werden müssen. Schon allein aus diesen Gründen wird jeder Arzt bemüht sein, seine Praxis in gute Hände zu übergeben. Der Nachfolger übernimmt in den meisten Fällen die Verpflichtungen in Bezug auf die Patientenakten. Interessanterweise gilt jedoch die ärztliche Schweigepflicht des ursprünglichen Arztes auch dem Nachfolger gegenüber, was die Aufbewahrung und Gewährung der Einsichtnahme erheblich erschwert. Bei einer geregelten Übergabe der Praxis empfiehlt sich daher, alle Patienten nach Möglichkeit eine schriftliche Einwilligungserklärung ausfüllen zu lassen, in der der Nachfolger namentlich benannt ist. Oft wird auch sogenannte das Zwei-Schrank-Modell zwischen dem Praxisgeber und seinem Nachfolger angewendet.

Digitalisierte Daten müssen sogar mit einem Passwortschutz gesichert werden, damit der Nachfolger ohne Einwilligung keinen Zugriff hat. Schon allein diese Aufgabe erfordert häufig professionelle Unterstützung, denn wer verwahrt die Passworte, bis der Patient möglicherweise Zugriff auf die Daten verlangt?

Praxisauflösung ohne Nachfolger?

Was aber ist zu tun, wenn die Praxisauflösung ohne passenden Nachfolger eingeleitet werden muss? Was geschieht im Fall eines tödlichen Unfalls oder einer entsprechenden Erkrankung des Arztes? Tatsächlich stehen in einem solchen Fall die Erben in der Verpflichtung. Mit dem Antritt des Nachlasses übernehmen die Erben auch die Verpflichtung der sicheren und ordnungsgemäßen Verwahrung der Patientenakten und ihrer jeweiligen Vernichtung nach allen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes. Das stellt sicher in vielen Fällen eine gewisse Überforderung dar. Daher ist es ein Glücksfall, wenn sich ärztliche Kollegen für die Übernahme dieser Aufgabe finden. Wird das Erbe ausgeschlagen, sieht sich in manchen Fällen sogar die Ärztekammer in der Pflicht.

Zertifizierte Profis für die Praxisauflösung

Bei einer Praxisauflösung lässt sich jedoch auch auf professionelle Hilfe zurückgreifen.Unter den verschiedenen Anbietern für gesicherte Aktenlagerung hat sich die dokuhaus GmbH mit Sitz in Wiedemar bei Leipzig einen guten Namen bei Übernahme von Patientenakten aus Praxisauflösungen gemacht. Dazu gehören natürlich auch die Möglichkeiten der digitalen Archivierung, die sich aus der offiziellen Zertifizierung für die “TR Resiscan” ergeben. Im Vorfeld einer Praxisauflösung kann das dokuhaus mit streng prozessgesteuerten Abläufen den gesamten Vorgang der Aktensicherung von der Sortierung und Erfassung bis zur Abwicklung zukünftiger Patientenanfragen übernehmen. Dabei stehen gut ausgebildete Mitarbeiter bereit, die alle behördlichen Auflagen zum Umgang mit vertraulichen Daten erfüllen. Die eingesetzte Technik und die Lagerräumlichkeiten erfüllen die höchsten Sicherheitsanforderungen. Damit lässt sich die Aufgabe einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung Ihrer Patientendokumentationen effizient und kostentransparent umsetzten.

Das ist ein Service, den schon so mancher Arzt bei der Auflösung seiner Praxis in Anspruch genommen hat – für einen sorgenfreien Ruhestand.